After successful delivery to the customer, the returns policy depends on the category as specified below.

The most typical return reasons are:

• Item was delivered in a physically damaged condition >> 
• Items have missing parts or accessories >> Always send the complete product!
• Item is different from what was ordered >> Always make sure you send the exact product displayed on Dodo!
• Items are no longer needed (wrong size, not as illustrated on the image, poor quality) >> Always ensure product description & images are accurate with the right level of detail!

All items must be returned by customers in original condition, with price tags intact, user manual, warranty cards, original accessories and in the original manufacturer’s box. The returned product will be delivered to a seller within 30 days from transit to shipped date. Sellers can submit a claim if they don't receive their product within 30 days from transit to shipped date. 

Also if the returned item is not in original condition, damaged, item/freebies/accessories missing then the seller needs to raise a claim within 5 working days. For further information regarding claims, 

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
গ্রাহকের কাছে সফলভাবে পণ্য ডেলিভারি করার পর, নিচে উল্লেখ করা ক্যাটাগরির উপর রিটার্ন পলিসি নির্ভর করে।

সবচেয়ে সাধারণ রিটার্ন কারণ হল:

• আইটেমটি শারীরিকভাবে ক্ষতিগ্রস্ত অবস্থায় ডেলিভারি করা হয়েছে >>
• আইটেমটির কিছু অংশ বা পার্ট অনুপস্থিত আছে >> সর্বদা সম্পূর্ণ (পণ্যের সাথে সম্পৃক্ত সকল কিছু) ডেলিভারি করুন।
• আইটেমটি যা অর্ডার করা হয়েছিল তার থেকে আলাদা >> সর্বদা নিশ্চিত করুন যে আপনি ডোডো  এম্পোরিয়ামে প্রদর্শিত সঠিক পণ্যটি পাঠিয়েছেন!
• আইটেমগুলোর আর প্রয়োজন নেই (ভুল আকার, চিত্রের মতো নয়, নিম্নমানের) >> সর্বদা নিশ্চিত করুন পণ্যের বিবরণ এবং চিত্রগুলো সঠিক।

গ্রাহকদের অবশ্যই পণ্যটি অক্ষত মূল্য ট্যাগ, ম্যানুয়াল, ওয়ারেন্টি কার্ড, সম্পর্কিত সকল জিনিসপত্র এবং সঠিক প্রস্তুতকারক বক্স ঠিক রেখে ফেরত দিতে হবে। ফেরত আসা পণ্যটি ট্রানজিট থেকে পাঠানোর তারিখ থেকে ৩০ দিনের মধ্যে একজন বিক্রেতার কাছে বিতরণ করা হবে। বিক্রেতারা ট্রানজিট থেকে পাঠানোর তারিখ থেকে ৩০ দিনের মধ্যে তাদের পণ্য না পেলে ক্লেইম করতে পারেন।

এছাড়াও যদি ফেরত দেওয়া আইটেমটি আসল অবস্থায় না থাকে, ক্ষতিগ্রস্ত হয়, আইটেম/ফ্রিবিজ/আনুষাঙ্গিক অনুপস্থিত থাকে তাহলে বিক্রেতাকে ৫ কার্যদিবসের মধ্যে একটি ক্লেইম উত্থাপন করতে হবে। 
 

Overview
While registering as a seller on DODO EMPORIUM, you as a seller have signed the marketplace agreement and agreed to abide by all the terms and conditions of the Agreement. This Warranty Policy shall be an integral part of the agreement and sellers providing warranty for any product on the platform of DODO EMPORIUM shall be bound to comply with the terms and conditions stated in this policy. DODO EMPORIUM reserves the right to change, modify, add, or remove portions of these Terms and Conditions at any time without prior notification. 

As a seller you can provide the following types of warranty:

• Brand Warranty: Brand warranties are warranties provided by the brand/manufacturer of the product. The seller shall receive the products from the customers directly through their authorized service centers to provide repair/replacement of the product as per the warranty conditions.

• Seller Warranty: Seller warranties are warranties provided directly by the seller who has sold the product to the Customer. The terms and conditions imposed by the seller for the services that may be provided under the seller’s warranty must be clearly communicated to the customer.

• International Manufacturer/Seller Warranty: This warranty is directly offered by international manufacturers/sellers of the product. The seller shall receive the products from the customers directly through their authorized service centers to provide repair/replacement of the product as per the warranty conditions.

*The Seller can only provide a warranty for products that has the value of BDT 1000 (one thousand taka) only or more. 

Applicability of the warranty:

Scenarios	Warranty Policy
If any defect or malfunction is identified in the product within 7 days (Non-DODO Product) or 14 days (DODO EMPORIUM Product) from the date of the delivery (hereinafter referred to as the “Return Period”).	The customer can get the product refunded directly through DODO EMPORIUM without going through a warranty claim with the seller as per the Return and Refund Policy of V.
If any defect/malfunction is identified after the Return Period and the product has a warranty, the Seller shall be bound to provide the required services as per the warranty condition.	The customers shall have the right to contact the seller service center listed on the warranty card, Brand Contact list, or PDP to obtain the warranty services, and the seller shall be bound to provide the required services as per the warranty condition and the Seller Warranty Policy.
If any defect/malfunction is identified after the Return Period and the product has no warranty	Neither DODO EMPORIUM nor the seller shall be responsible for any defects/malfunctions/damages.

 

*The warranty period shall start from the delivery date of the product and the seller shall be solely responsible for providing all the services applicable under warranty conditions until the last day of the warranty period. This shall be applicable irrespective of the Seller being involved in business with DODO EMPORIUM. 

Your obligations as a seller:

• In case of a defect/malfunction/damage which falls within the scope of the warranty services, the seller shall provide the said services as per the terms & conditions provided with the warranty description on the PDP.

• Provided that the customer requests the item to be replaced instead of the defect removal the seller shall facilitate the customer with such replacement provided that no inadequate costs are incurred to the Seller with respect to the price of the goods or level of defect. 

• In case of a defect that cannot be removed and which interferes with the proper usage of the product or service, the seller must provide a replacement of the item.

• The Seller/Manufacturer of the product shall be liable to provide the warranty and after-sales services within 15 days from the day of receiving the product from the customer

• In case of defects, which cannot be rectified within the said time period, the seller shall be obliged to provide an adequate discount to the customer. The discount amount shall be decided at the sole discretion of EMPORIUM and the said amount shall be deducted from the Seller Payment Account. 

• The seller must ensure that the updated information regarding the address of its service centers is provided on the warranty card and on the Brand Contact list displayed on the platform of EMPORIUM.

• The seller must ensure that the service of the highest quality is provided to the customer at the time of repairing/replacing the product as per the warranty conditions.

• The seller must never knowingly deceive or mislead a customer by misrepresenting the terms and conditions of the warranty provided by the seller. 

• The seller must not provide a replacement of the product or part of the product with any counterfeit or replica product or part of the product. 

• Where warranty is applicable for any product, the seller must provide a written warranty card or e-warranty card to the Customer at the time of the delivery of the product and the same warranty conditions shall be mentioned on the PDP in clear and understandable language for the customers to see and review prior to making the purchase of the product.

Contents of the warranty card:
The seller must disclose the terms and conditions in readily understandable language. The warranty card must contain the names and addresses of the sellers, the identity of the party or parties to whom the warranty is extended, and the products or parts covered in the warranty. It should also state and describe the expenses the customer is required to bear, and any exceptions from the terms of the warranty along with the step-by-step procedure that the customer is required to take in order to obtain performance of any obligation under the warranty. 

Duration of the warranty:

• The duration for which the warranty services will be applied must be displayed by the seller on the product page and the warranty card/e-warranty card

• The warranty period shall start from the date of the delivery of the product to the customer. The customer shall be entitled to avail of the warranty services until the last day of the warranty period

• DODO EMPORIUM may allow extending the period of time a warranty is in effect to correspond with any period of time during which the customer is deprived of the use of such products due to product failure

• The seller shall be liable to provide the warranty services to the customer for the full duration of the warranty period irrespective of the fact if the Seller is delisted, removed, or banned by DODO EMPORIUM or the Seller itself stops using the platform of DODO EMPORIUM to sell its products.

Penalty 
DODO EMPORIUM reserves the right to delist the Seller, terminate the relationship with the Seller, impose a financial penalty, etc. provided that the Seller fails to comply with any of the obligations stated under this policy at its sole discretion.

delivery charge LIST

When a seller can cancel an order

A seller can cancel an order if:

• The buyer asks to cancel the order and they haven't shipped the item yet
• The buyer hasn't paid within the time allowed
• The buyer used the wrong shipping address when they completed their purchase
• The item is out of stock (this will result in a transaction defect

Sellers won't be able to cancel an order if the buyer has reported that the item hasn't arrived, or has opened a return request.

When a buyer purchases more than one item, the entire order will be canceled. Sellers can't cancel individual items when multiple items are purchased as part of the same order.

Seller Compliance Policy

DODO EMPORIUM is dedicated to creating a trusted platform that promises an amazing online experience, connecting sellers to buyers. Therefore, we have introduced a Seller Compliance Policy. Based on this policy, sellers will receive Non-Compliance Points (NCP) for every violation of the policy.

This policy is in addition to, and in no way limits, other obligations of the sellers under the Marketplace Agreement.

We have defined a 48-point scale which is based on 5 milestone actions. Any violation made by a seller against the Seller Compliance Policy will result in penalty points. The following actions will be taken based on the overall non-compliance points:
 

Points	Action	What does it mean?
0-11	Warning	You may be penalized for policy violations soon.
12-23	Search blocked 7 days	Your products will no longer appear on our category and search pages for 7 days.
24-31	Listing restriction for 14 days Search blocked for 14 days	Your products will not appear on category and search pages for 14 days and you cannot list new products for 14 days.
32-47	Products Offline  Listing restriction for 14 days	Your products will be removed permanently from EMPORIUM and you cannot list new products for 14 days.
48 and above	Permanent Account Deactivation	Your account will be permanently deactivated

Click on the topic for more information on the respective policy and the seller account-related consequences.

Overview of Non-Compliance Points Chart
Seller Non-Compliance Points Chart	Possible Consequences
Product Guidelines Policy	Immediate Delisting
Fair Trading Policy	Up to 48 points
Seller Behavior Policy	Upto 48 points

 

সেলার কমপ্লায়েন্স নীতিমালা
ক্রেতাদের সাথে বিক্রেতাদের সংযোগ করতে, ডোডো একটি বিশ্বস্ত প্ল্যাটফর্ম তৈরি করার জন্য নিবেদিত যা একটি সন্তোষজনক অনলাইন অভিজ্ঞতার প্রতিশ্রুতি দেয়। তাই, আমরা একটি সেলার কমপ্লায়েন্স নীতি চালু করেছি। এই নীতির উপর ভিত্তি করে, বিক্রেতারা প্রতিটি উপ-নীতি লঙ্ঘনের জন্য নন-কমপ্লায়েন্স পয়েন্ট (NCP) পাবেন।

৫টি মাইলস্টোন অ্যাকশনের উপর ভিত্তি করে আমরা একটি ৪৮ পয়েন্ট স্কেল নির্ধারণ করেছি। সেলার কমপ্লায়েন্স নীতির যেকোনো উপ-নীতি লঙ্ঘনের ফলে পেনাল্টি পয়েন্ট যুক্ত হবে। সামগ্রিক নন-কমপ্লায়েন্স পয়েন্টগুলোর উপর ভিত্তি করে নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি নেওয়া হবে:

 

পয়েন্ট	অ্যাকশন	বিস্তারিত পদক্ষেপ
০-১১	সতর্কতা	নীতি লঙ্ঘনের জন্য আপনাকে শীঘ্রই শাস্তি দেওয়া হতে পারে।
১২-২৩	৭দিনের জন্য সার্চ ব্লক	আপনার পণ্যগুলো ৭দিনের জন্য আপনার ক্যাটাগরি এবং অনুসন্ধান পেজে প্রদর্শিত হবে না।
২৪-৩১	১৪দিনের জন্য পণ্য লিস্টিং বন্ধ এবং ১৪দিনের জন্য সার্চ ব্লক	আপনার পণ্যগুলো ১৪দিনের জন্য ক্যাটাগরি এবং অনুসন্ধান পেজে প্রদর্শিত হবে না এবং আপনি ১৪ দিনের জন্য নতুন পণ্য তালিকাভুক্ত করতে পারবেন না।
৩২-৪৭	পণ্যসমূহ অফলাইন করা হবে এবং ১৪দিনের জন্য পণ্য লিস্টিং বন্ধ	ডোডো থেকে আপনার পণ্য স্থায়ীভাবে অপসারণ করা হবে এবং আপনি ১৪দিনের জন্য নতুন পণ্য তালিকাভুক্ত করতে পারবেন না।
৪৮ এবং এর বেশি	স্থায়ীভাবে অ্যাকাউন্ট ডিএক্টিভেট করা হবে	আপনার অ্যাকাউন্ট স্থায়ীভাবে ডিএক্টিভেট করা হবে

সংশ্লিষ্ট নীতি এবং বিক্রেতার অ্যাকাউন্ট-সম্পর্কিত ফলাফল সম্পর্কে আরও তথ্য পেতে নিচে উল্লেখিত বিষয়গুলোতে ক্লিক করুন:

নন-কমপ্লায়েন্স পয়েন্ট চার্টের ওভারভিউ
নন-কমপ্লায়েন্স পয়েন্ট চার্ট	সম্ভাব্য পরিণতি
Product Guidelines Policy	তাৎক্ষণিক ডিলিস্টিং
Fair Trading Policy	সর্বোচ্চ ৪৮ পয়েন্ট প্রদান
Seller Behavior Policy	সর্বোচ্চ ৪৮ পয়েন্ট প্রদান

 

Seller Claims Policy

DODO Emporium seller claims policy outlines the standard guidelines that sellers need to follow when processing a claim for their products. Through seller claim form, sellers can register a claim in the event that their products are returned to them after they have been dispatched and also in the cases where they have not received their returned items. To file a claim for the products, follow the given guidelines:

General Guidelines

• All packages returned to the sellers’ doorstep are to be accepted in all cases, do not reject the parcel at the doorstep.

• If the seller finds any difference in the package/item they have received versus what they handed over, they should log a claim via the claims form only.

• In all the cases of claims, the seller must fill in all the fields to provide complete information and submit pictures/ a video of the packaging of the product as proof.

Deadline for Raising a Claim

• For failed delivery product: claim to be raised for an item that has not been received back for more than 25 days since the handover to DODO EMPORIUM / logistics partners (transit to shipped date). The claim form in this scenario should be filed within 25-40 days from the handover date to DODO EMPORIUM / logistics partners (transit to shipped date).

• For customer returned product: claim to be raised for an item that has not been received back for more than 30 days since the handover to DODO EMPORIUM / logistics partners (transit to shipped date). The claim form in this scenario should be filed within 30-45 days from the handover date to DODO EMPORIUM / logistics partners (transit to shipped date).

How long does it take to process your claim?

Sellers will be contacted within 8 working hours from the submission of their claim. All claims made by sellers through the claims form within the designated timeline will be catered to within 15 days (unless there are any exceptional circumstances)

Claim Reasons & Guidelines

When submitting a claim request, the seller must ensure that the relevant claim reason is selected from the options listed in the form. For any type of claim selected, the seller must provide proof of the claim in the form of documents such as proof of receipt, screenshots, and/or photographic/ video proof.

Below is the list of claim reasons and proof that a seller must attach with each scenario

• Damage Item Received - Kindly select this reason if the returned product you have received is damaged.

• Missing Item/ Component/ Accessories/ Bundle - Kindly select this reason if your returned package is missing or the component/ accessories/ bundle of the returned order is missing.

• Returned Item never Received - 

  • For customer returned product: claim must be done between 30 to 45 days from the day the item has been handed over to EMPORIUM / Logistics Partners (transit to shipped date). Kindly select this reason if the returned product was never received by you.

  • For failed delivery product: returned Item never Received - Claim must be done between 25 to 40 days from the day the item has been handed over to DODO EMPORIUM / Logistics Partners (transit to shipped date). Kindly select this reason if the returned product was never received by you.

• Returned Item received after the mentioned date  - 

  • For customer returned product: if you received the returned product after 30 days from transit to shipped date, you can place a claim for this reason.

  • For failed delivery product: if you received the returned product after 25 days from transit to shipped date, you can place a claim for this reason.
     

• Wrong Item Received- Kindly select this reason if the item you received is not the item that you have sent to the customer.

• Incorrect QC Report- This option can be chosen only if an incorrect penalty is charged against a returned item.

• Cancellation Penalty and Scorecard Adjustment- This option can be chosen only if an incorrect penalty is charged against a Canceled item.

Reasons why your claim may get rejected:

• Invalid / Insufficient Images - If you do not provide a proper image of the item that you had sent out to customers and an image of exactly in what condition you have received the item (Damaged, Wrong, Missing item), then your claim will be rejected. Image of invoice with written comment from hub agent or rider about the condition you received your item will help in getting your case accepted.

• Claim raised after SLA - If you raise a claim for damaged/wrong/missing reasons after 5 working days from receiving your return item, then your claim will be rejected. For items you have not received or received after 30 days from the transit to shipped date, if you raise a claim after the 45th day from the shipped date, then your claim will be rejected.

• Status within SLA - 

  • For customer returned product: if a seller raises a Return Item not Received claim within the 30 days’ timeline from the transit to shipped date then the claim will be rejected. To raise a claim for item(s) not received, it must be done only between 30 to 45 days from the day the item(s) has been shipped out.

  • For failed delivery product: if a seller raises a Return Item not Received claim within the 25 days’ timeline from the transit to shipped date then the claim will be rejected. To raise a claim for item(s) not received, it must be done only between 25 to 40 days from the day the item(s) has been shipped out.

• Seller Unreachable - After submitting your claim, our agent will try to reach you in the following 8 working hours and will keep trying to reach you in the span of 2 days, if we are still unable to reach you then your claim will be rejected.

• Wrong Category - If you have raised a claim under a category that does not match the issue that you highlighted in the form description and images, then your claim will be rejected.

• Incorrect/ Insufficient Details - If the description provided by you in the claim form does not match the issue we see in the images that you have provided and/or does not match the information we see in our systems for your order number, then your claim will be rejected.

• Already Paid - If we see that the payment has already been added in your account statement for the order number you have claimed for, and if we see that payment has not been deducted from you in the first place, then your claim will be rejected under this reason.

• Order Receiving at Hub is missing - For cases where you have claimed for an order number that hasn't been inbounded into our systems when it was dropped off (possibly due to package pressure during campaign time), a receipt/ invoice with proof that you have dropped off your orders has to be provided, otherwise your claim will be rejected. If the seller submits a claim without providing a valid receipt or proof to verify that they have dropped the order successfully at EMPORIUM hub then the claim is rejected.

• Item Scrapped - If a seller files a claim for an item that has been scrapped, then the claim is rejected. Please note that before sending an item to scrap DODO EMPORIUM takes a total of 3 attempts to deliver that item to you.

• Duplicate Claim - If there is an ongoing claim being investigated under the same order number, then your newly raised claim will be rejected.

• Packaging SOP not followed - If we see that DODO EMPORIUM Packaging Guidelines have not been followed in the documents that you have shared, then your claim will be rejected.

Financial payouts or reimbursements (if any) will be made to the seller in the following 2 billing cycles after the claim has been resolved.

Reasons why your claim may get accepted but later will be selected  for Non-Payout:

• The seller will be compensated for all the disputed items in cases where DODO EMPORIUM or the customer has been found at fault.

• However, below are some of the scenarios for which DODO EMPORIUM is not liable to compensate the sellers

  • Identical rejection reason of seller & customer - If customer return reason is proved valid by QC team only then the item is returned to the seller. If the seller wants to prove it wrong, the seller has to submit another claim with valid proof. Or else this issue will be the cause of Non-payout reasons.

  • POD for seller delivery shared / POD physical verification conducted - Even after receiving the product if the seller places any claim for their product and our Seller Support team finds out that the seller already received the returned item also has a POD copy as a proof, then non-payout will occur.

  • Return Re-Attempt/Delivered to Seller - If any seller fills a claim under Return item never received or returned item received after 30 days but in the meanwhile, the item is reattempted to the seller then the claim will be rejected.

  • Delayed status updated - If the item for which the seller has raised a claim has been already marked lost then the claim will get rejected. Please note that the seller will be reimbursed the whole price for any lost item.

Important Tips

• Sellers must reconcile outstanding packages (Items marked in shipped, returned, delivery failed) every 15 days to make sure that they are able to process a claim as per the standard time duration specified for seller claims.

• Make sure to check order statuses regularly to keep track of all delivered and returned items.

• You must check your account statement to keep track of the amount you receive on your claim submitted against a particular order.

Please note: It is important to accurately fill the Seller Claims form and all its mandatory fields within the standard time duration along with proof because submissions with incomplete information and time duration breach will be considered as invalid claims.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
সেলার ক্লেইম পলিসি

 ডোডো এম্পোরিয়ামের সেলার ক্লেইম পলিসি সেলারদের জন্য একটি গাইডলাইন যা তারা তাদের প্রোডাক্ট ক্লেইম করার সময় অনুসরণ করবে।  সেলার ক্লেইম ফর্মের মাধ্যমে, একজন সেলার তার ক্লেইম রেজিস্টার করতে পারে যদি তার পণ্যগুলো ডিসপ্যাচের পরে তার কাছে ফেরত দেওয়া হয় অথবা যদি সে তার রিটার্নড আইটেম রিসিভ না করে থাকেন।  ক্লেইম করার জন্য নিচে উল্লেখিত গাইডলাইন অনুসরণ করুন:

সাধারণ গাইডলাইন

• সেলারদের কাছে রিটার্ন করা প্যাকেজ যেকোনো অবস্থায় রিসিভ করা বাধ্যতামূলক, পার্সেল রিজেক্ট না করার জন্য সেলারদের অনুরোধ করা যাচ্ছে।

• সেলার যদি ডেলিভার্ডকৃত প্যাকেজের সাথে রিটার্নকৃত প্যাকেজের পার্থক্য খুঁজে পান তাহলে, তৎক্ষণাৎ ক্লেইম ফর্মের মাধ্যমে সেলারকে এম্পোরিয়ামে একটি ক্লেইম সাবমিট করতে হবে।

• সকল প্রকার ক্লেইম আবেদনের জন্য, সেলারকে অবশ্যই সঠিক ও বিস্তারিত তথ্য প্রদান করতে হবে এবং প্রমাণ হিসাবে পণ্যের প্যাকেজিংয়ের ছবি/ ভিডিও ফর্মটি সাবমিটের সময় যুক্ত করতে হবে।

ক্লেইম সাবমিটের সময়সীমা

• ডেলিভারি ফেইল্ড পণ্যের জন্য: ডোডো  এম্পোরিয়ামের কাছে হস্তান্তরের পর থেকে ২৫ দিনের বেশি সময় ধরে ফেরত পাওয়া যায়নি এমন একটি পন্ন্যের জন্য ক্লেইম করা যাবে / লজিস্টিক পার্টনার (ট্রানজিট থেকে শিপড হওয়ার তারিখ পর্যন্ত)। এই পরিস্থিতিতে এম্পোরিয়ামের কাছে হস্তান্তরের ২৫-৪০ দিনের মধ্যে ক্লেইম ফর্মটি পূরণ করতে হবে/ লজিস্টিক পার্টনার (ট্রানজিট থেকে শিপড হওয়ার তারিখ পর্যন্ত)

• কাস্টমারের কাছ থেকে রিটার্ন আসা পণ্য: কাস্টমারের কাছ থেকে রিটার্ন আসা পণ্য, এম্পোরিয়ামের কাছে হস্তান্তরের পর থেকে ৩০ দিনের বেশি সময় ধরে ফেরত পাওয়া যায়নি এমন একটি পন্ন্যের জন্য ক্লেইম করা যাবে / লজিস্টিক পার্টনার (ট্রানজিট থেকে শিপড হওয়ার তারিখ পর্যন্ত)। এই পরিস্থিতিতে এম্পোরিয়ামের কাছে হস্তান্তরের ৩০-৪৫ দিনের মধ্যে ক্লেইম ফর্মটি পূরণ করতে হবে/ লজিস্টিক পার্টনার (ট্রানজিট থেকে শিপড হওয়ার তারিখ পর্যন্ত)

ক্লেইম প্রসেসিং-এর সময়সীমা

ক্লেইম সাবমিটের ৮ ঘন্টার মধ্যে সেলারদের সাথে যোগাযোগ করা হবে। এছাড়াও, ১৫ দিনের মধ্যে সেলারের ক্লেইমের সাথে সম্পর্কিত সকল প্রকার কার্যক্রম সম্পন্ন করা হবে (অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতি ব্যতিত)।

ক্লেইমের কারণ এবং গাইডলাইন

একটি ক্লেইম সাবমিট করার সময়, সেলারকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে প্রাসঙ্গিক ক্লেইমের কারণটি ফর্মে যুক্ত করা হয়েছে কি-না৷ সকল প্রকার ক্লেইমের জন্য, প্রমাণস্বরূপ সেলারকে অবশ্যই রিসিপ্টের প্রমাণ, স্ক্রিনশট অথবা ফটোগ্রাফি বা ভিডিও প্রমাণাদি প্রদান করতে হবে।

ক্লেইমের কারণগুলো এবং সে অনুযায়ী যেসকল প্রমাণ সংযুক্ত করতে হবে তা নিচে তালিকা হিসেবে দেয়া হলো:

• ড্যামেজড আইটেম রিসিভড (Damage Item Received): রিটার্নড পণ্য ড্যামেজড অবস্থায় রিসিভ করলে অনুগ্রহ করে এই কারণ সিলেক্ট করুন।

• মিসিং আইটেম/ কম্পোনেন্ট/ এক্সেসোরিজ/ বান্ডেল (Missing Item/ Component/ Accessories/ Bundle): যদি আপনার কাছে রিটার্নডকৃত প্যাকেজে কম্পোনেন্ট/ এক্সেসোরিজ/ বান্ডেল ইত্যাদি অনুপস্থিত থাকে তাহলে অনুগ্রহ করে এই কারণটি সিলেক্ট করুন।

• রিটার্নড আইটেম কখনই রিসিভ করা হয়নি (Returned Item never Received):

  • কাস্টমার রিটার্নড পণ্যের জন্য:এম্পোরিয়ামের কাছে হস্তান্তরের পর থেকে ৩০ থেকে ৪৫ দিনের মধ্যে পণ্যটির জন্য ক্লেইম করতে হবে / লজিস্টিক পার্টনার (ট্রানজিট থেকে শিপড হওয়ার তারিখ পর্যন্ত) আপনি যদি রিটার্ন হওয়া পণ্যটি না পেয়ে থাকেন তাহলে অনুগ্রহ করে তার কারণটি  নির্বাচন করুন।

  • ডেলিভারি ফেইল্ড পণ্যের জন্য: রিটার্ন পণ্য কখনও পাওয়া যায়নি - এম্পোরিয়ামের কাছে হস্তান্তরের পর থেকে ২৫ থেকে ৪০ দিনের মধ্যে পণ্যটির জন্য ক্লেইম করতে হবে / লজিস্টিক পার্টনার (ট্রানজিট থেকে শিপড হওয়ার তারিখ পর্যন্ত) আপনি যদি রিটার্ন হওয়া পণ্যটি না পেয়ে থাকেন তাহলে অনুগ্রহ করে তার কারণটি নির্বাচন করুন।

• উল্লেখিত তারিখের পরে রিটার্নড আইটেম রিসিভ (Returned Item received after the mentioned date): 

  • কাস্টমার রিটার্নড পণ্যের জন্য: ট্রানজিট থেকে শিপড হওয়া তারিখের ৩০ দিন পর পণ্যটি ফেরত পেলে আপনি ক্লেইম করতে পারবেন 

  • ডেলিভারি ফেইল্ড পণ্যের জন্য: ট্রানজিট থেকে শিপড হওয়া তারিখের ২৫ দিন পর পণ্যটি ফেরত পেলে আপনি ক্লেইম করতে পারবেন
     

• ভুল আইটেম রিসিভড (Wrong Item Received): আপনি যে আইটেমটি ফেরত পেয়েছেন তা যদি কাস্টোমারকে পাঠানো আইটেম না হয়ে থাকে তাহলে অনুগ্রহ করে এই কারণটি নির্বাচন করুন৷

• ভুল কিউসি রিপোর্ট (Incorrect QC Report): এই অপশনটি শুধু তখনই বেছে নেওয়া যেতে পারে যখন একটি রিটার্নড আইটেমে ভুল জরিমানা চার্জ করা হয়।

• ক্যান্সেলেশন পেনাল্টি এবং স্কোরকার্ড অ্যাডজাস্টম্যান্ট (Cancellation Penalty and Scorecard Adjustment): ক্যান্সেলড আইটেমে ভুল জরিমানা চার্জ করা হলেই এই অপশনটি বেছে নেওয়া যেতে পারে।

যেসব কারণে আপনার ক্লেইম রিজেক্ট হতে পারে:

• ইনভ্যালিড / অপর্যাপ্ত ছবি (Invalid / Insufficient Images): আপনি যদি কাস্টোমারের কাছে পাঠানোর সময় আইটেমের সঠিক ছবি এবং আপনি যে অবস্থায় আইটেমটি পেয়েছেন (ড্যামেজড, ভুল, মিসিং আইটেম) এর ছবি দিতে না পারেন তাহলে আপনার ক্লেইম রিজেক্ট হবে।  আপনি আপনার আইটেমটি যে অবস্থায় পেয়েছেন সেই অবস্থার বর্ণনা হাব এজেন্ট বা রাইডারের কাছ থেকে লিখিত কমেন্টসহ ইনভয়েসের ছবিসমূহ আপনার ক্লেইমটি গ্রহণ করতে সহায়তা করবে।

• এসএলএ-এর পরে ক্লেইম (Claim raised after SLA): আপনি যদি আপনার রিটার্ন আইটেম রিসিভ করার ৫ কার্যদিবস পরে ড্যামেজড/ ভুল/ মিসিং আইটেমের জন্য ক্লেইম করেন, তাহলে আপনার ক্লেইম রিজেক্ট করা হবে। এবং আপনি যদি ট্রানজিট টু শিপড ডেট থেকে ৩০ দিন পরে যে আইটেমগুলো পেয়েছেন বা পাননি, তার জন্য শিপড ডেট থেকে ৪৫ দিন পরে ক্লেইম করেন, তাহলেও আপনার ক্লেইমটি রিজেক্ট করা হবে।

• SLA এর নির্ধারিত সময়ের মধ্যে (Status within the SLA): 

  • কাস্টমার রিটার্নড পণ্যের জন্য, ট্রানজিট থেকে শিপড হওয়ার ৩০ দিনের মধ্যে ক্লেইম না করলে আপনার ক্লেইমটি বাতিল হতে পারে, পণ্যটি শিপড হওয়ার পর আপনি মাত্র ৩০ থেকে ৪৫ দিনের একটি সুযোগ পাবেন ফেরত না পাওয়া সকল পণ্যের জন্য ক্লেইম করার।

  • ডেলিভারি ফেইল্ড পণ্যের জন্য, ট্রানজিট থেকে শিপড হওয়ার২৫ দিনের মধ্যে ক্লেইম না করলে আপনার ক্লেইমটি বাতিল হতে পারে, পণ্যটি শিপড হওয়ার পর আপনি মাত্র ২৫ থেকে ৪০ দিনের একটি সুযোগ পাবেন ফেরত না পাওয়া সকল পণ্যের জন্য ক্লেইম করার।

• সেলার আন-রিচেবল (Seller Unreachable): আপনার ক্লেইম সাবমিট করার পরে, আমাদের এজেন্ট পরবর্তী ৮ কর্মঘন্টার পর থেকে আপনার সাথে সর্বোচ্চ ২ দিন পর্যন্ত যোগাযোগ করার চেষ্টা করবে। এই সময়ের মধ্যেও যদি আমরা আপনার কাছে পৌঁছাতে না পারি তাহলে আপনার ক্লেইমটি রিজেক্ট করা হবে।

• ভুল ক্যাটাগরি (Wrong Category): আপনি যদি এমন একটি ক্যাটাগরির অধীনে ক্লেইম করেন যা ফর্মের বিবরণে এবং ছবিতে উল্লেখিত সমস্যার সাথে না মেলে, তাহলে আপনার ক্লেইমটি রিজেক্ট করা হবে।

• ভুল/ অপর্যাপ্ত ডিটেলস (Incorrect/ Insufficient Details): আপনার প্রদত্ত তথ্যসমূহের সাথে যদি ক্লেইম ফর্মে যুক্ত করা ছবির কিংবা আমাদের সিস্টেমে উল্লেখিত আপনার অর্ডার নাম্বারটির ইনফরমেশন বা তথ্য ভুল থাকে সেক্ষেত্রে ক্লেইমটি রিজেক্ট হবে।

• অলরেডি পেইড (Already Paid): অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট থেকে যেসকল অর্ডার নাম্বারের পেমেন্ট ইতোমধ্যে করা হয়েছে কিংবা যেসকল অর্ডার নাম্বারের পেমেন্ট এখনও করা হয়নি, সেসকল অর্ডার নাম্বারের জন্য ক্লেইম সাবমিট করা হলে সেই ক্লেইমগুলো রিজেক্ট করা হবে।

• হাবে রিসিভকৃত অর্ডার মিসিং (Order Receiving at Hub is missing): আপনি যদি এমন অর্ডার নাম্বারের জন্য ক্লেইম করেন যা ড্রপঅফের সময় আমাদের সিস্টেমে ইনবাউন্ড করা হয়নি (সম্ভবত ক্যাম্পেইনের সময় প্যাকেজের চাপের কারণে), তাহলে আপনাকে অবশ্যই আপনার অর্ডার ড্রপ অফের রিসিপ্ট/ ইনভয়েস প্রমাণ সহ প্রদান করতে হবে, অন্যথায় আপনার ক্লেইমটি রিজেক্ট করা হবে। 

• আইটেম স্ক্র্যাপড (Item Scrapped): যদি একজন সেলার স্ক্র্যাপ করা আইটেমের জন্য ক্লেইম করেন, তাহলে ক্লেইম রিজেক্ট করা হয়। মনে রাখবেন যে কোনো আইটেম স্ক্র্যাপ করার আগে আপনার কাছে আইটেমটি পৌঁছে দেওয়ার জন্য  এম্পোরিয়াম ৩টি স্টেপের মাধ্যমে রিমাইন্ডার/নোটিফাই করে থাকে।

• ডুপ্লিকেট ক্লেইম (Duplicate Claim): একই অর্ডার নাম্বারের অধীনে একটি ক্লেইম প্রক্রিয়া চলমান অবস্থায় উক্ত অর্ডার নাম্বারের ক্ষেত্রে নতুন কোনো ক্লেইম গ্রহণযোগ্য নয়। এমন পরিস্থিতিতে নতুন ক্লেইমটি রিজেক্ট করা হবে।

• প্যাকেজিং গাইডলাইন অনুসরণ করা হয়নি (Packaging SOP not followed): যদি আপনার শেয়ার করা ডকুমেন্টে এম্পোরিয়াম প্যাকেজিং গাইডলাইন অনুসরণ করা না হয়, তাহলে আপনার ক্লেইমটি রিজেক্ট করা হবে। ক্লেইম সমাধান হওয়ার পর পরবর্তী ২টি পেমেন্ট সাইকেলের মধ্যে সেলারকে রিফান্ড করে দেয়া হবে। ক্লেইম সমাধান হওয়ার পর পরবর্তী ২টি পেমেন্ট সাইকেলের মধ্যে সেলারকে রিফান্ড করে দেয়া হবে।

যে কারণে আপনার ক্লেইম গ্রহণ করা হলেও পরে নন-পে-আউটের জন্য নির্বাচিত হবে:

• সেলারকে সকল বিতর্কিত আইটেমের জন্য ক্ষতিপূরণ দেওয়া হবে যদি এম্পোরিয়াম বা কাস্টোমারের ত্রুটি থাকে।

• তবে নিচে উল্লেখিত কারণগুলোর জন্য এম্পোরিয়াম সেলারদের ক্ষতিপূরণ দিতে দায়বদ্ধ থাকবে না।

  • সেলার এবং কাস্টোমারের আইডেন্টিকাল রিজেকশনের কারণ (Identical rejection reason of seller & customer): যদি কিউসি টিম দ্বারা কাস্টোমারের রিটার্নের কারণ বৈধ প্রমাণিত হয় তাহলে আইটেমটি সেলারের কাছে ফেরত দেওয়া হবে। যদি সেলার এটি ভুল প্রমাণ করতে চায় তাহলে সেলারকে বৈধ প্রমাণ সহ আরেকটি ক্লেইম জমা দিতে হবে। অন্যথায় এই সমস্যাটি নন-পে-আউট কারণ হবে।

  • সেলার ডেলিভারির জন্য POD শেয়ার করা/ POD ফিজিক্যাল ভেরিফিকেশন করা হয়েছে (POD for seller delivery shared / POD physical verification conducted): প্রোডাক্ট রিসিভ করার পরে যদি সেলার তার প্রোডাক্টের জন্য কোন ক্লেইম করে এবং আমাদের সেলার সাপোর্ট টিম জানতে পারে যে সেলার ইতোমধ্যেই রিটার্নড আইটেমটি রিসিভ করেছেন এবং প্রমাণ হিসাবে একটি POD কপি আছে, তাহলে এখানে নন-পে-আউট ঘটবে।

  • রিটার্ন রি-এটেম্পট/ ডেলিভার্ড টু সেলার (Return Re-Attempt/Delivered to Seller): যদি কোনো সেলার ক্লেইম করার সময় “Return item never received” বা “returned item received after 30 days” সিলেক্ট করেন সেক্ষেত্রে এম্পোরিয়াম থেকে প্যাকেজটি সংগ্রহ করার জন্য তার সাথে পুনরায় যোগাযোগ করা হবে। তারপর ক্লেইমটি রিজেক্ট করা হবে। 

  • স্ট্যাটাস আপডেটে দেরি (Delayed status updated): যে আইটেমটির জন্য সেলার ক্লেইম করেছেন সেটি যদি ইতোমধ্যে হারিয়ে গেছে বলে চিহ্নিত করা হয়ে থাকে তাহলে ক্লেইমটি রিজেক্ট করা হবে৷ মনে রাখবেন যে, সেলারকে সকল প্রকার হারানো আইটেমের সম্পূর্ণ মূল্য পরিশোধ করা হবে।

গুরুত্বপূর্ণ টিপস

• সেলারদের অবশ্যই প্রত্যেক ১৫ দিনে আউটস্ট্যান্ডিং প্যাকেজগুলো (আইটেমগুলো শিপড, রিটার্নড, ডেলিভারি ফেইল্ড মার্ক করা) ম্যানেজ করতে হবে যাতে তারা নিশ্চিত করতে পারে যে তারা ক্লেইমের জন্য নির্দিষ্ট সময়সীমা অনুসারে একটি ক্লেইম প্রক্রিয়া করতে সক্ষম।

• সকল ডেলিভারড ও রিটার্নড আইটেম ট্র্যাক রাখতে নিয়মিত অর্ডার স্ট্যাটাস চেক করুন। 

• একটি নির্দিষ্ট অর্ডারের প্রেক্ষিতে আপনার সাবমিটকৃত ক্লেইমের উপর ভিত্তি করে আপনি সম্পূর্ণ অ্যামাউন্ট রিসিভ করেছেন কিনা তা চেক করতে আপনার অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্টে  লক্ষ্য করুন।

বিশেষ দ্রষ্টব্য: সেলার ক্লেইম ফর্ম এবং তার সব বাধ্যতামূলক ফিল্ডগুলো যথাযথ প্রমাণের সাথে নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে সঠিকভাবে পূরণ করা গুরুত্বপূর্ণ কেননা অসম্পূর্ণ তথ্য এবং নির্ধারিত সময়ের পরে জমা দেয়া সব ফর্ম ইন-ভ্যালিড ক্লেইম হিসাবে বিবেচিত হবে৷

How do I get paid?

DODO works as a payment agent for your store and you need to pay only a commission fee on your selling items to DODO.

The fees are deducted before transfer the payment to your account:
1. Commission Fee - A fee payable to DODO for the service of providing the e-commerce platform for sales transactions on your item price.
2. Shipping Fee - Amount charged for transporting product from one location to another.
3. Payment gatway Fee - COD / Cash Handling fee for delivered items.
4. VAT – Value Added Tax applicable on shipping/payment/commission fee in accordance with applicable provincial laws.

When will I get my payment?

Payments for delivered products will be paid on a weekly basis according to the following structure:

• If the order is delivered to the customer between the 1st to 7th day of any month, the seller will start getting paid by E+5 working days from the 7th day.

• If the order is delivered to the customer between the 8th to 14th day of any month, will start getting paid by E+5 working days from the 14th day.

For example - If the order is delivered to the customer between the 1st to 7th day of any month, the seller is paid by E+5 working days (7th day of the month + 5working days), the day will start from the 7th. Here 7th is the “E”. After the 7th day, 5 working days will be taken for payment disbursement.

NOTE - Here Sunday is “E”. Our payment cycle starts on Monday and ends on Sunday. If the Govt holidays/weekday falls on the running payment cycle, the payment date will fall on the next upcoming working day.

 

What should I do if I do not receive full payment?

If you haven't received your payment, check your account statement in the seller center, you might have received any deduction due to the return of your item. If there isn’t any deduction then do contact our Care Champ via live chat 24/7 (Monday - Sunday)

He will check the required details and will escalate the complaint if needed.